Con el auge de dispositivos como los smartphones y las tablets, el uso de gestores de tareas y demás aplicaciones de productividad ha crecido de forma considerable. Dada la gran cantidad de alternativas disponibles puede llegar a ser algo complejo decantarse por una opción en concreto, motivo por el cual hemos decidido dedicar el Laboratorio de este mes a Todoist, un gestor de tareas que destaca tanto por sus numerosas prestaciones como por su diseño.

Una excelente aplicación gratuita para gestionar tus listas de tareas

El objetivo principal de Todoist es ayudarte a gestionar de forma sencilla pero completa todas tus tareas y proyectos. En primer lugar, es importante tener en cuenta que para utilizar Todoist es necesario registrarse en la plataforma, algo que podrás hacer utilizando tu cuenta de Google o bien tu correo electrónico. La razón por la cual es imprescindible registrarse es debido a que Todoist cuenta con aplicaciones y extensiones para quince plataformas distintas, por lo que gracias a la sincronización entre dispositivos podrás acceder a todas tus tareas desde cualquier lugar, independientemente del dispositivo o plataforma que estés utilizando. Si nos centramos en la versión para iPad, tan pronto inicies sesión podrás observar que Todoist te permitirá visualizar tus tareas desde tres apartados distintos: “Bandeja de Entrada”, “Hoy” y “Próximos 7 Días”. Además de ello, también podrás consultar las tareas agrupadas por proyectos o bien utilizando etiquetas o filtros, con el objetivo de gestionarlas de una forma mucho más precisa.

Si nos centramos en el funcionamiento de la app, añadir una nueva tarea en Todoist es algo de lo más sencillo. Para ello, simplemente hay que pulsar el botón + situado en la esquina inferior derecha de la aplicación e introducir el nombre de la misma. Una de las características por las que Todoist destaca frente a otras aplicaciones similares es por permitir el uso de lenguaje coloquial. De esta forma, podrás escribir “Renovar el gimnasio cada 1 de mayo” o “Cena de trabajo el viernes” y Todoist identificará por separado tanto el título de la tarea como la fecha en la que ha de recordarlo, además de detectar si se trata de un evento periódico. Una vez hayas indicado el nombre de una tarea en concreto podrás llevar a cabo acciones como asignarla a un determinado proyecto, establecer recordatorios, incluir etiquetas, ajustar su nivel de prioridad o incluso compartirla un grupo de trabajo. Resulta bastante interesante el hecho de poder crear proyectos en los que agrupar tareas relacionadas, una característica que te permitirá gestionar todo lo relacionado con un mismo tema desde un solo lugar. Gracias a esta función, es posible crear un proyecto para tus próximas vacaciones donde incluir todas las tareas por hacer (comprar los billetes de avión, reservar el hotel, etc), evitando así que se mezclen con el resto de tareas almacenadas en la aplicación.

Una vez que tengas un número considerable de tareas en Todoist, gestionarlas es bastante intuitivo. De hecho, si nos centramos en la versión para dispositivos móviles, únicamente tendrás que deslizar una tarea en concreto hacia la izquierda para marcarla como completada o hacia la derecha para posponerla. Por último, otra sección interesante de la aplicación es Todoist Karma, donde podrás consultar tus niveles de productividad gracias a una gráfica que muestra la evolución del número de tareas completadas a lo largo del tiempo.

Una aplicación gratuita con funciones premium

A pesar de que, como ya hemos comentado, Todoist es una aplicación que puede descargarse de forma gratuita, la app cuenta también con una versión premium en la que se incluyen características y funciones adicionales por las que es necesario pagar.

Una de las características más interesantes de Todoist premium es la posibilidad de utilizar etiquetas y aplicar filtros para organizar de una forma más completa tus listas de tareas. De esta forma, es posible asignar una o varias etiquetas a las distintas tareas, facilitando así su organización. En cuanto al uso de filtros, será de gran utilidad a la hora de encontrar rápidamente las tareas que cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, podrás visualizar las tareas que tengan un determinado nivel de prioridad. Además de ello, el contar con una suscripción premium te permitirá recibir recordatorios del vencimiento de tus tareas por correo electrónico, notificaciones push o incluso SMS. Por otro lado, otra característica de utilidad incluida en la versión de pago de Todoist es la posibilidad de adjuntar documentos a las tareas, como PDFs, imágenes o incluso mensajes de voz. Y por último, aunque no se trate de una funcionalidad propiamente dicha, sino más bien de un acabado estético, el contar con una suscripción premium te permitirá personalizar el acabado de la aplicación escogiendo entre diez colores distintos, de los cuales solamente tres están disponibles para los usuarios de la versión gratuita.

Es importante tener en cuenta que para poder utilizar todas y cada una de las funciones que ofrece la versión premium de Todoist es necesario pagar por una suscripción anual de 28,99 euros, un precio más que razonable para los usuarios avanzados de este tipo de aplicaciones.

Una gran herramienta para grupos de trabajo

Además de ser una excelente aplicación para usuarios individuales, Todoist es una herramienta muy interesante a la hora de gestionar todo tipo de proyectos y tareas en el mundo empresarial, ya que cuenta con características bastante útiles para su uso en entornos de trabajo. Por ejemplo, con Todoist podrás compartir proyectos con otros usuarios o delegar tareas a tus empleados, indicando de forma clara su fecha de vencimiento. Sin duda, uno de los puntos a favor de su uso en empresas es la gran cantidad de plataformas en las que está disponible Todoist, por lo que no es necesario limitarse a un sistema operativo en concreto e incluso es posible utilizarla fuera de la oficina. Y si tenemos en cuenta la posibilidad de vincular nuestra cuenta de Todoist con Dropbox o Google Drive, las posibilidades son todavía más amplias.

Un app imprescindible para aumentar tus niveles de productividad

Tras utilizar Todoist de forma continuada, podemos afirmar sin lugar a dudas que se trata de una herramienta excelente para gestionar. Aunque como ya hemos comentado, la aplicación ofrece una suscripción premium, la versión gratuita es más que suficiente para todos aquellos usuarios que únicamente quieran llevar un mayor control de sus tareas diarias.